隨著時間過去，部份用戶的 IMAP 上累積了許多電郵。另外，甚或有 Outlook 用戶的 IMAP PST 暫存檔超過 Outlook 建議上限。
用戶可以透過 Outlook 連接至 IMAP 伺服器上封存電郵，以騰空伺服器空間，及原 PST 檔的空間。
以下是透過 Outlook 2019 去封存電郵。
首先，建立另一個新的 PST 檔，準備用戶封存電郵之用。
在 Outlook 裡，選擇 “Accounts Settings”
在 “Data Files” 裡，建立新的 Data Files (緊記定期為這個 data file 備份)
之後，在 “Account Information” 裡，選擇 “Clean Up Old Items”
設定封存選擇 (例如那個指定郵件夾、開始封存日子、封存至那一個 Archive file 等)
之後，等待，直至封存完成。（在 Outlook 下方有封存狀況）
提示：
- 如果是因為 Outlook PST 檔空間問題，建議先建立 2 個 (或以上) 新的 PST 檔，1 個 PST 檔 archive 最大的郵箱文件夾先，另一個 PST 檔去封存餘下的郵件。（避免在新的 PST 檔案裡遇上同一的空間問題）
- 記得備份 PST 檔案 (backup your .PST files)
參考資訊 –
Reduce the size of your mailbox and Outlook Data Files (.pst and .ost)
https://support.microsoft.com/en-us/office/reduce-the-size-of-your-mailbox-and-outlook-data-files-pst-and-ost-e4c6a4f1-d39c-47dc-a4fa-abe96dc8c7ef
Repair Outlook Data Files (.pst and .ost)
https://support.microsoft.com/en-us/office/repair-outlook-data-files-pst-and-ost-25663bc3-11ec-4412-86c4-60458afc5253?ui=en-US&rs=en-US&ad=US
